Kai pagalvoji, kiek šiais laikais yra daug technologijų – nuo žinučių siuntimo iki jaustukų iki „Facetime“, nenuostabu, kad laiškų rašymo menas tapo arklio ir vežimėlio keliu. Tačiau kai kuriems specifiniams sluoksniams ir aplinkybėms vis tiek reikia oficialių laiškų. Nuo prašymų dėl darbo kolegijose iki bendravimo su tais mažais, kurie vis dar rimtai žiūri į formalumus šiame drąsiame naujajame pasaulyje. Žemiau yra keletas naudingų nurodymų, ko reikia rašant oficialų laišką, kad būtų galima išlaikyti formalumą ir profesionalumą nuo to momento, kai asmuo jį gauna ir perskaito.
Popierius
Pirmas dalykas, į kurį reikia atsižvelgti rašant oficialų laišką, yra popierius, ant kurio pats laiškas parašytas. Būtent tai iš pradžių labiau nei bet kas kitas skiria formalų laišką nuo standartinio: popieriaus pojūtis ir storis. Paprastas baltas kompiuterinis popierius teoriškai gali būti priimtinas, tačiau tikras formalumas ir rūpestingumas gali būti perteikti naudojant storesnį popierių, kurio spalva yra unikali beveik balta ir subtilus raštas. Žinoma, tai kainuos brangiau, bet tai labai padės padaryti pirmąjį įspūdį paties oficialaus laiško skaitytojui.
Kažkoks firminis blankas
Formalus laiškas daro stiprų pirmąjį įspūdį ne tik paties popieriaus spalva ir atsargos, bet ir naudojamas firminis blankas. Spalvingos linijos, sukurti simboliai, prekės ženklas ar tiesiog patraukliai pateiktas pavadinimas puslapio viršuje ar prie puslapio kraštų sukuria betarpišką jausmą ar formalumą skaitytojui. Tai bus dar viena papildoma kaina, tačiau formalumo srityje bus dar daugiau ir verta išlaidų, jei tai rūpi laiško skaitytojui.
Adresai
Adresai skirti ne tik vokams rašant oficialius laiškus – jie taip pat skirti paties laiško viršuje. Viršutiniame dešiniajame arba kairiajame kampe prasideda jūsų vardas ir adresas. Tai taip pat gali būti anksčiau pateikto firminio blanko dalis. Po jūsų adresu, kad ir kaip nuspręstumėte jį pateikti, yra asmens, kuriam siunčiate oficialų laišką, vardas ir adresas. Jei tai nebus padaryta, jis akimirksniu nebus laikomas oficialiu laišku, net jei jis gali atrodyti nereikalingas.
Data
Kita nedidelė, bet svarbi oficialaus laiško dalis yra datos pridėjimas prie jo po adresų. Paprastai tai turėtų būti priešingoje puslapio pusėje, nei buvo pridėti adresai. Data turėtų būti tada, kai buvo parašytas laiškas, o mėnuo visada turi būti išrašytas, o dienos ir metai turi būti pavaizduoti skaitmenimis.
Oficialus sveikinimas arba sveikinimas
Kiekvienas oficialus laiškas turėtų prasidėti oficialiu sveikinimu ar pasisveikinimu. Dabar tam yra ir specialios taisyklės. Remiantis tuo, ar pažįstate asmenį, kuriam rašote laišką, asmeniškai ar jo vardu. Jei nepažįstate asmens, kuriam rašote oficialų laišką, įžanginis pasveikinimas bus „Gerbiamasis pone arba ponia“. Jei pažįstate asmenį, rašote laišką; pradžios pasveikinimas bus „Gerbiamas pone / ponia / ponia“ ir pavardė, kuria jie eina. Žinoma, tai reiškia, kad turite žinoti, ar jie susituokę, ar ne. Neapsigaukite formalumų ir pradėkite savo laišką blogai.
Laiško korpusas
Laiško turinys gali būti toks, kokio norite, kai kalbama apie temą. Tačiau jis turėtų būti parašytas formaliu stiliumi, kad nebūtų įžeidžiantis ar tiesiogiai įžeidžiantis. Jei yra tikimybė, kad taip yra rašomame laiške. Taip pat turėtų būti tinkama rašyba ir gramatika.
Rašymas ranka ir spausdinimas
Rašymas paprastai yra pageidaujamas ir labiau paplitęs oficialaus laiško rašymo būdas. Taip yra dėl lengvumo ir šių dienų puikių rašymo ranka įgūdžių trūkumo. Jei atsitiktų, kad turite puikių rašymo ranka įgūdžių ir turite laiko bei energijos ranka parašyti laišką, jo formalumas bus gerokai didesnis už bet kokius kitus oficialius laiškus, kuriuos gauna dauguma žmonių. Nebent, žinoma, jie taip pat turi puikų rašymo įgūdžius.
Pasirinkite formalųjį šriftą
Jei nuspręsite rašyti oficialų laišką, kaip tai darys dauguma žmonių, įsitikinkite, kad pasirinkote tinkamą šriftą. Nesirinkite kažko kvailo, pavyzdžiui, komikso be filmo ar nieko, kas atrodo animaciškai. Jūs ir jūsų oficialus laiškas akimirksniu bus vertinami mažiau rimtai, net jei rašymas yra fantastiškas ir gilus. Tai paprastas būdas padaryti blogą pirmąjį įspūdį.
Laiško pabaiga
Kai baigiate rašyti laišką, jo pabaiga tampa viena iš svarbiausių dalių. Galite pasirinkti keletą skirtingų pabaigų, pradedant nuo paskutinio pasveikinimo. Jei nežinote asmens vardo, užteks formalumų, pvz., „Yours Faithfully“ ar „Best Best“ arba „Tavos“. Jei žinote asmens vardą, formalumus, pvz., Pagarbiai arba Jūsų draugas, puikiai tiks. Tada, jei renkate raidę, turėtumėte pasirašyti savo vardą rašalu ir po parašu įrašyti savo įvestą vardą. Jei laišką rašote ranka, po parašu atspausdinkite savo vardą, kad būtų aišku, kieno laiškas.
Vokas, adresas ir antspaudas
Techniškai vokas, adresas ir antspaudas yra pirmasis įspūdis, kurį padarys tas, kuris gauna oficialų laišką. Nors tai mažai ką bendro turi su paties oficialaus laiško rašymu. Tačiau jei norite, kad laiško įspūdis būtų kuo geresnis, turėtumėte įsigyti gerą voką, gražų ir unikalų pašto ženklą bei puikų oficialų šriftą ar šriftą ant adreso. Tai užtikrins, kad tas, kuris gauna laišką, turės oficialią patirtį nuo tada, kai jį gaus.